Pertukaran Informasi Bisnis Elektronik ( EDI)

P

ertukaran Informasi Bisnis Elektronik

ABSTRAK

Pertukaran informasi bisnis pada saat ini umumnya dilakukan dengan cara yang konvensional, yaitu menggunakan media kertas. Seiring dengan meningkatnya transaksi bisnis suatu perusahaan tentu akan meningkat pula penggunaan kertas. Hal ini dapat menimbulkan banyak masalah seperti keterlambatan dalam pertukaran informasi, kebutuhan akan bertambah jumlah personil yang sekaligus juga berarti menambah beban keuangan dalam perusahaan.Fakta-fakta ini telah menyebabkan ketidakefisienan dalam dalam bisnis, khususnya yang berkaitan dengan pertukaran informasi bisnis. Persoalan di atas tentu harus kita cari jalan keluarnya agar efisiensi dalam transaksi bisnis dapat ditingkatkan. Kehadiran internet menjadi sebuah jawaban untuk mengatasi berbagai problema di atas. Namun, jaminan keamanan dalam transaksi melalui internet telah menimbulkan kekhwatiran orang untuk bertransaksi melalui media maya ini. Kehadiran Electronic Data Interchange (EDI) telah menjadi salah satu solusi untuk membuat keefisienan dalam transaksi bisnis di Internet dan sekaligus memberikan jaminan keamanan dalam bertransaksi tersebut.

PEMBASASAN

A. Pengertian EDI (Electronic Data Interchange)

EDI atau Electronic Data Interchange, juga Electronic Document Interchange adalah proses transfer data yang terstruktur, dalam format standar yang disetujui, dari dari satu system komputer ke system komputer lainnya dalam bentuk elektronik. Sedangkan menurut kamus TI ( Teknologi Informasi ) Pengertian EDI adalah metode untuk saling bertukar data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer. Istilah ini umum dipakai dalam konteks perdagangan dan bisnis khususnya perdagangan elektronik atau e-dagang. Biasanya digunakkan oleh perusahaan-perusahaan dalam memudahkan proses pertukaran data  transaksi yang berulang-ulang antar perusahaan. EDI sangat bergantung kepada pengembangan format standar  untuk dokumen- dokumen  bisnis seperti faktur  pesanan pembelian, dan surat tanda terima.

B. Sejarah perkembangan EDI

Pada tahun 1964, seorang manajer penjualan yang bekerja di American Hospital Suplly (AHSC) menciptakan sebuah sistem untuk menangani masalah inventoris dalam sebuah rumah sakit lokal di Amerika serikat. Manajer penjualan itu memberikan sejumlah kumpulan kartu berlubang (punched card) kepada rumah sakit lokal tersebut. Setiap buah punched card merepresentasikan tiap pembelian barang dari AHSC, kemudian punched card ini dimasukkan ke dalam sebuah kotak persediaan untuk mengindikasikan kapan barang tertentu harus dipesan lagi. Di waktu yang bersamaan, punched card-punched card itu dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam card reader yang disediakan untuk para pelanggan. Data dikirim melalui saluran telepon tsandar ke sebuah kunci mesin punch (keypunch) di AHSC, dimana set punched card–punched card yang identik diduplikasi. Pemenuhan pesanan kemudian dikerjakan secara biasa.

Pertukaran data elektronik ini ternyata meningkatkan keakuratan dan efisiensi dalam pemesanan persediaan-persediaan pada rumah sakit di Amerika Serikat. Ketidakakuratan pemesanan berkurang, waktu pengiriman menjadi lebih cepat, dan permasalahan kekurangan inventori pun dapat diatasi dalam rumah sakit-rumah sakit tersebut. Dalam beberapa tahun ke depan, EDI yang sebelumnya hanya berbasis sistem one-to-one seperti yang pertama kali digunakkan oleh AHSC, kemudian berkembang menjadi pasar-pasar elektronik baru yang berisi komunitas-komunitas indusri pelanggan, pemasok, penghasil, dan fasilitator jaringan. EDI kemudian menjadi suatu nilai penting dalam kemitraan perdagangan.

C.  Prinsip Teknologi EDI

Prinsip dari teknologi EDI sebenarnya adalah menerjemahkan bahasa aplikasi dari sistim yang sama-sekali berbeda menjadi bahasa yang terstandarisasi, sebagai contoh dalam hal ini UN/EDIFACT yang merupakan singkatan dari United Nation Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. Teknologi EDI ini adalah teknologi ‘less investment’ dimana pelaku bisnis tidak perlu lagi membeli peralatan baru sebagai infrastruktur untuk pertukaran dokumennya, dengan kata lain tetap menggunakan peralatan yang telah tersedia.

D. Cara Kerja

Pada dasarnya EDI terdiri dari tiga komponen utama, yakni pesan standar, perangkat lunak EDI (EDI Converter), dan komunikasi.

 Pertama, Pesan standar pada dasarnya berisikan teks (text) yang memuat informasi dan rule sebagai penterjemah dari satu atau lebih dokumen bisnis. Contoh dari pesan standart adalah Uniform Communication Standar (UCM) yang mendefinisikan lebih kurang 15 tipe dokumen elektronik diantaranya; purchase order, promotion announcement, price change, invoice, dll.

Kedua, Perangkat lunak EDI berfungsi sebagai sebagai penterjemah dari pesan standar EDI ke dalam internal file format perusahaan penerima. Perangkat lunak EDI harus terintegrasi dengan aplikasi bisnis yang dipakai.

Ketiga, Komunikasi. Komunikasi dalam EDI dilakukan melalui antar mesin (komputer), sehingga diperlukan infrastruktur komunikasi.

E. Tujuan utama

Tujuan utama dari pemakaian teknologi EDI, sebenarnya adalah agar teknologi ini dapat membantu para pelaku bisnis mengkomunikasikan dokumennya dengan pihak lain lebih cepat, akurat dan lebih efisien karena sifatnya yang dapat mengeliminir kesalahan yang diakibatkan proses re-entry dan dapat mengurangi pemakaian kertas, komunikasi dan biaya-biaya lain yang timbul pada metode konvensional sehingga diharapkan dapat menekan biaya-biaya yang tidak diperlukan dan diharapkan dapat meningkatkan laba kepada pemakainya. Apabila proses tersebut terpenuhi, otomatis proses bisnis internal perusahaan tersebut akan menjadi lebih baik, terencana dan pada akhirnya hubungan bisnis dengan pihak lain-pun akan dapat lebih baik juga

F. Komponen dasar EDI

• Hub (pihak yang memberikan perintah)
• Spoke (pihak yang menerima perintah)
• Computer (sebagai electronic hardware)
• Electronic software

G. Standard EDI yang belaku saat ini adalah:
• SPEC 2000
• ANSI X12 Standard AS dan Canada
• EDIFACT (Standard Eropa)
• IEF
• Dll.

H. Keuntungan dan kekurangan penggunaan EDI

Keuntungan dalam menggunakan EDI

a)      Waktu pemesanan yang singkat

b)      Mengurangi biaya

c)      Mengurangi kesalahan

d)     Memperoleh respon yang cepat

e)      Peluang dalam bisnis

f)       Pengiriman faktur yang cepat dan akurat

g)      Pembayaran dapat dilakukan secara elektronik.

h)      Meningkatkan kemampuan bersaing

i)        Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang

j)        Meningkatkan pelayanan pelanggan

Kekurangan dalam menggunakan EDI

a)      Perusahaan harus mengeluarkan biaya lebih banyak untuk merekrut dan melatih karyawan

a)      Membutuhkan protokol terstruktur yang tinggi

b)      Menambahkan biaya keamanan informasi dari akses yang tidak diizinkan

c)      Tidak mengizinkan konsumen untuk berkomunikasi atau bertransaksi dengan vendor dengan mudah

Kesimpulan

Jadi saya dapat menyimpulkan bahwa EDI ( Electronic Data Interchange ) ini merupakan salah satu perkembangan teknologi yang berkaitan denga Sistem Informasi Manajemen. Salah satu aplikasi penggunaan EDI dalam membantu sistem infrormasi seperti yang dilakukan oleh pemerintah, yaitu untuk memperlancar arus barang di pelabuhan. Pemakaian sistem EDl ini, juga akan menghindari “human error” dalam pemasukan data, karena pertukaran data/dokumen semuanya dilakukan secara “Computerized”

Daftar pustaka

kamis,28 oktober2010 , “Artikel komputer” ,http://cuplis-cup.blogspot.com/2010/10/electronic-data-interchange.html, 30 November 2013.

16 november 2009, “EDI (elektronik data interchange)”, http://hadianyana.wordpress.com/2009/11/16/edi-electronic-data-interchange/#respond, 30 November 2013